Home » Blog » Как использовать Outlook, чтобы резко повысить свою производительность. Лучшие советы и рекомендации

Как использовать Outlook, чтобы резко повысить свою производительность. Лучшие советы и рекомендации

Управление почтой иногда может быть использовать Outlook настоящей борьбой. Что, очевидно, влияет на вашу производительность как дома, так и в офисе. Так каков наилучший способ организовать свою электронную почту, чтобы всегда оставаться на связи и избегать всех отвлекающих факторов?

Вот несколько полезных советов и рекомендаций по работе с Outlook, которые определенно улучшат администрирование вашего офиса и повысят производительность.

1. Изучите сочетания клавиш для эффективного использования Outlook.

Как и многие другие почтовые службы, Outlook имеет определенные сочетания клавиш, которые позволяют вам перемещаться по программе и облегчают использовать Outlook общение по электронной почте. Вот наиболее распространенные из них:

Ctrl+R : ответить на письмо
Alt+W : переслать письмо или переключиться в режим просмотра еженедельного календаря
Shift+Ctrl+M: создать новое электронное письмо
Ctrl+M : F9 для отправки/получения всех сообщений
Alt+S : отправить электронное письмо
Ctrl+Q: отметить выбранное письмо как прочитанное
Ctrl+U: отметить выбранное письмо непрочитанным
Ctrl+F: переслать письмо
Shift+Ctrl+B: открыть адресную книгу
Как только вы запомните эти сочетания клавиш, использование Outlook станет более простым и сэкономит вам несколько минут на прокрутку пунктов меню.

2. Установите уведомления на рабочем столе только для важных писем

Уведомления о каждом полученном вами письме могут быть очень отвлекающими. Но в то же время вы не хотите пропустить ничего серьезного. Возможно, хорошей идеей будет настроить параметры Outlook в соответствии с вашими потребностями, и вот несколько простых шагов, чтобы это заработало:

Перейдите в Файл -> Параметры -> Параметры почты.
Создайте пользовательское правило для получения уведомлений о письмах от определенных контактов.
3. Игнорируйте разговоры
В какой-то момент у всех нас почтовые ящики Библиотека телефонных номеров Кении забиты ненужными разговорами. Знаете ли вы, что их можно легко избежать? Выберите письмо, затем нажмите Домой -> Игнорировать -> Игнорировать беседу. Чтобы восстановить проигнорированное письмо, перейдите в папку Удаленные , затем выберите Игнорировать > Остановить игнорирование беседы.

Библиотека телефонных номеров Кении

4. Настройте правила Outlook

Один из лучших способов организовать электронные письма в Outlook — использовать правила. Их разработка поможет вам автоматизировать большинство ручных действий, что сэкономит значительное количество времени. Правила Outlook создаются с помощью Rules Wizard, который имеет несколько удобных шаблонов и позволяет вам создавать свои собственные.

Например, вы можете сортировать свои электронные письма по определенной назначенной папке.

Настройте правила Outlook.

Если вы хотите держать свою бизнес-команду в курсе как email-маркетинг shopify может улучшить узнаваемость вашего бренда на глобальном уровне? событий, вы можете установить правило автоматической пересылки им нужных вам писем.

Настройте правила Outlook. 2

5. Очистите свой почтовый ящик одним щелчком мыши
Есть одна простая, но очень практичная функция, которая мгновенно сокращает количество ненужных писем. Кнопка очистки удаляет все отдельные использовать Outlook сообщения, позволяя вам читать чистый оригинальный разговор. Чтобы очистить свой почтовый ящик за один момент, нажмите «Очистить» и выберите «Очистить папку». Подтвердите действие во всплывающем окне.

Очистите свой почтовый ящик одним щелчком мыши

Такой вариант продуман и полностью безопасен, поэтому вам не придется беспокоиться о потере важного письма.

6. Используйте быстрые части для добавления часто встречающихся ответов
Не печатайте один и тот же ответ дважды. Экономьте свое время и энергию, генерируя «Quick Parts» для сохранения текста, который вы используете Эсперанто лидирует  снова и снова. Введите фрагмент, который вы хотите добавить в электронное письмо, выделите его и в меню «Вставка» перейдите в «Quick Parts» и выберите «Сохранить выделение в галерее Quick Part».

быстрые части для добавления частого ответа

Когда все будет готово, вам понадобится всего пара щелчков мыши, чтобы добавить этот конкретный текст в любое из ваших электронных писем.

7. Подпись электронной почты Microsoft Outlook

Добавьте приятный последний штрих к вашим электронным письмам с помощью уникальной профессиональной электронной подписи . Она отражает индивидуальность вашего бренда и является полезным маркетинговым инструментом для вашего бизнеса.

генератор подписи электронной почты

8. Отметьте упомянутых людей
Чтобы облегчить общение и обратиться к конкретному человеку в теме, используйте функцию @Mention. Просто добавьте символ ‘@’ вместе с именем и фамилией человека, и он/она будет уведомлен об этом.

9. Запланируйте отправку письма на более позднее время

Всякий раз, когда вам нужно отправить электронное письмо по особому случаю или просто не забыть о важном последующем сообщении; Outlook поможет вам запланировать отправку электронного письма на определенную дату и время. Щелкните вкладку «Параметры», выберите опцию «Отложить доставку» и установите задачу, которая вам больше всего подходит. Этот инструмент повышения производительности Outlook сэкономит ваше время и освободит ваш разум для более важных задач.

Крайне важно знать, как эффективно использовать Outlook, чтобы повысить общую производительность пользователей. Советы по управлению электронной почтой Outlook направлены на то, чтобы сделать администрирование вашего офиса более простым и удобным. Если Outlook уже является вашим почтовым клиентом или вы только начинаете его использовать, у вас определенно есть шанс сделать его своим любимым.

10. Настройте ограничение размера вложений

Я уверен, что все вы сталкивались с проблемой ограничения размера вложений. Вы усердно работали над этим эскизом, но поставщик услуг электронной почты не позволяет вам его отправить, и вы мучаетесь еще час, пытаясь заархивировать файл или уменьшить его размеры. По сравнению с другими почтовыми службами, ограничение размера вложений электронной почты Outlook составляет всего 20 МБ вложений. Но вы можете изменить настройки почтового сервера по умолчанию и скорректировать это число. Вот несколько простых шагов:

Перейдите в меню «Пуск».
Введите «regedit» в диалоговом окне «Выполнить» и нажмите «Enter».
Если вы получили уведомление «Контроль учетных записей пользователей», нажмите кнопку «Да», чтобы продолжить.
Когда откроется окно «Редактор реестра», щелкните папку «Настройки» и выберите один из следующих разделов реестра в зависимости от используемой версии Outlook.

Scroll to Top